【ビジネスマナー】ビジネスメールに関するマナー
どーも、ドンドンです。
ビジネスシーンでもメールを送信する機会があります。
普通のメールと何か違うのでしょうか？
ラインの送信との違いは？
このSNSの時代にメールを使用したことがほぼないという方すらいらっしゃるかもしれませんね。
この記事ではビジネスメールでのマナーを取り上げますが、
- 通常のメールやラインとの違い
- 送信の際に気を配るべきポイント
を取り上げます。
ビジネスでメールを使用するメリット・デメリット
ビジネスシーンでメールを使用するメリット・デメリットは次の通りです。
メールで要件を伝えるメリット
メールを使用するメリットは以下の点です。
- すぐに送信できる（伝え忘れを防げる）
- 相手の状況に左右されない（気を遣わずに送信できる）
- 必要なデータも一緒に送信できる
- 複数の人に同時に送信できる
メールで要件を伝えるデメリット
メールを使用するデメリットも理解しておきたいですね。
- 誤解を生むことがある（無機質になりやすい）
- 相手が確実にチェックしたかわからない
現代ですと、いきなり電話をかけてくることに対する嫌悪感を抱く人もいます。
- 仕事の手をとめて、時間がとられる
- こちらの都合（つまり相手側）のことを考えずにかけてきやがって
などという考えもあります。
ですのでいきなり電話よりは、”まずはメールで”の方がよい時代になっている気がします。
ビジネスメールに関するマナー
メリット・デメリットを理解しつつ、ビジネスでメールを活用していきましょう。
ここでは、実際にメールを送信するまでの気を付けたい点をまとめてみました。
メール全般の書き方
メールの件名は丁寧に
会社で使用するメーラー（送受信ソフト）の中には、件名しか表示されない場合があります。
すでにやり取りをしている相手でしたらまだしも、初めてメールにて連絡する際、件名が
「この前の件です」
「ありがとうございます」
では、迷惑メールと間違えられ読まずに削除されてしまう恐れがあります。
「〇〇（ご注文いただいた商品名）のお見積もり」
など、しっかりとした件名を記して下さい。
メールの書き出しや内容も丁寧かつ簡潔に
ビジネスメールは手紙ではありません。
ですので、簡潔であっても問題ありませんが、逆にだらだらと長い文章では、読む気が失せたり、何を言いたいのかよくわからなかったりします。
ぜひわかりやすく、短めの文章でお伝えしましょう。
かと言って、いきなり要件に入るのも失礼に当たりますので、ご注意ください。
書き始めは
- 「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です」
- 「先ほどお電話ありがとうございました。〇〇株式会社の△△です」
などとできるでしょう。
メールの締め
ビジネスメールの締め方は内容にもよるでしょう。
ここでは、内容別にいくつか使える締め方を取り上げてみます。
・依頼、お願いの時
- 何卒よろしくお願いいたします
- お忙しいところたいへん恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます
- ぜひ一度ご覧いただけますようお願い申し上げます
お願いをしましたので、その気遣いが伝わる言い方が必要です
・質問した時
- お手数ですが、ご返信いただけますと幸いです
- お忙しいところお手数ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします
- ご多忙の折恐縮ですが、ご返答いただけますと幸いです
質問した点を考えていただき、返事がほしいことをお伝えします
・お礼の時
- メールにて恐縮ではございますが、お礼申し上げます
- 貴社のご発展をお祈りして、お礼とさせていただきます
- まずは、お礼申し上げます
最近は”取り急ぎ”を使わない傾向にあります。代用として”まずは”を活用しましょう。
・謝罪の時
- 深くお詫び申し上げます
- ご理解の上ご容赦いただきますようお願い申し上げます
- ご期待に沿えず、大変申し訳ございませんでした
ビジネスマンとしての礼節をもって対応しましょう。
ファイルの添付について
ビジネスにおいてメールを使用する１つの理由に、この添付ファイルの活用があります。
ただむやみに使うと相手に迷惑になる場合もあります。
ビジネスメールにおける添付ファイルのマナーについても取り上げたいと思います。
添付ファイルの注意点
特に注意が必要な場合は、添付するファイルが大容量のときです。
メーラーによっては、アップする段階で制限がかかると思います。
ですが万が一こちらで送信できたとしても、こんどは相手がダウンロードするのに時間がかかってしまいます。
忙しい中それを待つのは、大変迷惑です。
添付ファイルを送信するときのマナー
まず前提としてどうしてもファイルを添付しなければいけない場合のみ、添付ファイルを送信するようにしてください。
資料やお見積もり、請求書などがそのたぐいとなります。
その上でファイルを添付してメールを送信する場合、以下の３つを意識しましょう。
- 添付ファイルを送信していることを本文中に明記する
ウィルスに侵されることを危惧する企業にとって、添付ファイルはその最たるリスクです。
添付ファイルを送っていることをしっかりお伝えしましょう。
相手がそのリスクを心配して添付ファイルを開かないという、残念な事態をさけることができます。
- 大容量のファイルを送信する際は、事前に伝えておく
相手の手を止めてしまわないために事前に都合の良い時を伺うというマナーがありました。
現在は、大容量のファイルを送信する際、ネット経由で送信すのが一般的になり、それほど気を遣う必要がなくなりました。
企業によっては有料のサービスを利用しているところもあるでしょう。
一般的には、以下のようなサービスを活用しています。
無料で、大容量のファイルを送ることができ、パスワードまでつけられますので、安心ですね。
- 「添付ファイルをご確認ください」のみのメール内容はNG
添付するファイルにすべての説明が記載されている場合もあります。
添付ファイルを見ていただければすべてがわかるので、「添付ファイルをご確認ください」で終わりたくなる場合もあります。
それでもメール本文中に、どういう理由でファイルを添付しているかを簡単にでも説明しておきましょう。
受け手がぞんざいに扱われていると感じないように、ぜひ丁寧さを心がけてください。
添付していることを明記していますので、ちゃんとファイルが添付されているか確認を忘れないでくださいね。
まとめ
ビジネスメールについてまとめてみました。
ビジネスにおいてメールを活用する機会はたくさんあります。
メリット、デメリットを理解したうえで活用していきましょう。
メールでの締めも大切です。
添付ファイルのマナーも押さえておきましょう。
ポイント！
送信前に最終チェックを忘れずに！
一度相手に届いたメールは取り消せません。
チェックをお忘れなく～
人は見た目ではありません。
とは言うものの、ビジネスマンはやっぱり身だしなみも大切ですよ～
