【ビジネスマナー】基本編 その３（ビジネスマンの社内連絡ーホウレンソウ）
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どーも、ドンドンです。
いよいよ入社して業務を始めると、わからないことがたくさん出てきます。
そんな時、どうしますか？
きっと、指導係に尋ねることになるでしょう。
業務を円滑に進めるために、社内で情報を共有したり、他の部署との連携が必要になることがあります。
このページでは、昔よりある”ホウレンソウ”というビジネスマンが意識できる点をまとめています。
同時に、それ以外にも最近提唱されているいくつかの方法もご紹介します。
ビジネスでのホウレンソウとは？
ホウレンソウとは
- 報告
- 連絡
- 相談
この３つの言葉の頭文字をとった言葉です。
報告
経験ある社員ならある程度信頼を得つつ作業をしているはずですが、新入社員の場合は、何かと世話が必要な場合が多いです。
これ自体は誰もが通る道ですし、何も悪いわけではありません。
ただ何の報告もないなら、指導係の先輩は、
「今何の作業をしているのだろう」
「果たして仕事は進んでいるのだろうか」
「わからないことでもあって、作業がストップしていないだろうか」
など、必要のないことをあれこれ考えないといけなくなります。
簡潔に報告をしておくなら、それらの不必要な心配をかけることなく、あなたの現状を伝えておくことができます。
特にトラブルやクレームなど、伝えにくいことがあるかもしれませんが、その報告がとても大切になります。
ぜひ後回しにせず、すぐに伝えてください。
先輩たちが対応を一緒に考えてくれるに違いありません。
と同じくらい良い雰囲気になるのは、いい報告です。
クライアントから褒められたなどの報告は、特に指導係の方にはほんとに嬉しい報告です。
恥ずかしがらずに伝えてくださいね。
あなたも指導する立場になれば、このうれしさが身に染みてわかりますよ～
連絡
連絡は、字のごとく事実を伝えることです。
例としては、電車が止まってしまい遅刻するという場合です。
電車が止まっていることや、遅刻してしまうことは、まぎれもない事実です。
これを会社にしっかり連絡しなければいけません。
また、同僚や社内の部署間での情報の共有なども連絡に含まれるでしょう。
連絡にも落とし穴があります。
それは、「言った」「いや聞いていない」などというコミュニケーションにおけるトラブルです。
責任のなすりあいのようなものですね。
無意味な時間ですし、雰囲気も悪くなりますし。
この場面は新人にとっては、少々分が悪いシチュエーションになるでしょう。
気持ちのいい物じゃありません。
できるだけこうした状況を生まないよう、こちらで自衛したいものです。
避けるためのカギとなるのは、相手が聞く姿勢になっているのか、重要な案件などはメモを取っているかなど、相手の状況を確認しておくことです。
もし先輩への報告のため、相手の状況を指摘しにくい場合には、ぜひ口頭での伝達に加え、メールなど、形に残る形でお伝えしておきましょう。
なぜなら新人ということで、してもいないミスを、ミスしやすいだろうと勝手に思われてしまうからです。
加えて、ビジネスの世界では一般的に、伝わっていないなら、伝える側の責任ととらえられからです。
連絡する際、自分の要件をただ伝えるだけではなく、ぜひ相手が聞く姿勢にあるのか状況を把握しましょう。
相談
困ったことがあったり、わからないことがあったりしたら、ぜひ指導係に相談しましょう。
大きな失敗を回避できます。
大きな障害だけではなく、小さなものもあるでしょう。
自分だけで抱えてしまうと、解決がズルズルとより一層長引いてしまいます。
業務がうまく進まないときや、どうしたらよいのかわからないときは、しっかり相談するのが、ビジネスマナーです。
ビジネスにおけるホウレンソウはもう古い？
社内において、このホウレンソウは一定の役割を果たしています。
特に新人の際、何を意識したらよいか端的にわかりやすく説明していると思います。
ただその一方で、近年”ホウレンソウは古い”と言われてきています。
では一体、他に何があるのでしょうか？理由とともにご紹介してみます。
ザッソウ
ザッソウとは、雑談＋相談です。
報告、連絡は、正直一方通行でも成立します。
でも相談は双方向性ですよね。
相談するのは、何気にハードルが高い場合があります。
特に悪い情報に関する相談だと、考え込めば込むほど後手後手になる場合がほとんどです。
そうなったときに相談と言われても、相談する側もされる側も大変ですよね？
これを避けるための方法がザッソウです。
雑談できる雰囲気があれば、深刻な事態に陥る前に話せそうじゃないですか？
雑談は無駄な時間ととらえられるかもしれませんが、この少しのゆとりが社内の緊張した雰囲気をやわらげ、話しやすい環境を創造してくれるでしょう。
かくれんぼう
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かくれんぼうとは
- 確認
- 連絡
- 報告
の頭文字を取ったものです。
これはザッソウとは真逆な感じですね。
相談を省いています。
そのこころは、相談では指示待ち人間を育ててしまうのではないかという懸念からきています。
確認であれば、行き詰まったときに「こういう方法でやってみたいのですが、いいでしょうか？」という自分で考えたアイディアをもってくるのではないかというものです。
社内の人材は貴重です。
もちろん本人の努力や意識は大切です。
と同時に指導もやはり重要ですよね。
自主的な人材を育てられるようでありたいものです。
ホウレンソウのおひたし
これは主にホウレンソウを受ける側が意識する点を取り上げています。
おひたしとは、
- おこらない
- 否定しない
- 助ける（困りごとがあれば）
- 指示する
の頭文字を取ったものです。
報告を受けたときの対応する心がけです。
ホウレンソウが広まるきっかけとなった書籍「ほうれんそうが会社を強くする」によれば、ホウレンソウの本来の意味は、「報告、連絡、相談をしやすい環境を作りましょう」という、上司に向けた言葉だったようです。
ですから、このおひたしの精神はまさに本来の意味をくみ取った上手な評語だと思います。
指導係の反応でも雰囲気は大きく変わります。
ぜひ意識したい言葉ですね。
こまつな、きくな
”こまつな”とは
困ったら、使える人に、投げる
だそうです。
”きくな”とは
気にせず休む、苦しい時は言う、なるべく無理しない
この辺りは現代っぽい感じですね。
ホウレンソウは禁止
ある企業では、そもそもホウレンソウを禁止にする場合があります。
その理由ですが、
- 会議のたびにホウレンソウを求められ、相乗的にホウレンソウが増える
- 小学生じゃあるまいし、逐一報告などいらない
- Ccメールなんて誰も目を通さない
などがあります。
確かに無駄な報告があり、時間がとられてしまうと感じることがありますよね。
まとめ
ビジネスマンの社内での連絡でも意識できる点がたくさんありますね。
注目をあつめるため、現状受け入れられているものにあえて否定的な意見をぶつける手法があります。
ホウレンソウへの否定的な意見も、最初はそのような意見表明だったかもしれません。
一定期間受け入れられたホウレンソウはやはり現代でも価値あるものです。
同時に時代の移り変わりで、ホウレンソウ以外の上記の言葉も一考に値するものではないでしょうか。
ポイント！
とりあえずまずはホウレンソウを意識してみよう！
その内会社に求められている連絡方法が身に付くはずですよ。
人は見た目ではありません。
でもビジネスマンはやはり見た目も大切ですよ～
